GDPR pro pronajímatele: Co musíte vědět při prověřování nájemníků

Prověřování nájemníků znamená sbírat, ukládat a vyhodnocovat jejich osobní údaje. Od jména a rodného čísla přes výpisy z bankovních účtů až po výsledky prověření v rejstřících. Všechno to jsou osobní údaje chráněné nařízením GDPR, a to platí i pro soukromé pronajímatele.

Na koho se GDPR vztahuje

GDPR se vztahuje na každého, kdo zpracovává osobní údaje fyzických osob, pokud to dělá systematicky nebo v rámci výkonu hlavní činnosti. Soukromý pronajímatel, který pronajímá jeden byt, zpravidla nespadá do kategorie subjektů, které podléhají plné povinnosti správce údajů.

Nicméně základní principy platí pro každého. Osobní údaje zájemce je nutné chránit, nesdílet je neoprávněně a uchovávat je jen po nezbytně nutnou dobu.

Pronajímatelé s větším počtem bytů nebo ti, kteří prověřování provádějí systematicky, by měli věnovat GDPR větší pozornost.

Základní pravidla pro prověřování

Sbírejte jen to, co potřebujete

Princip minimalizace dat znamená: požadujte jen ty osobní údaje, které skutečně potřebujete pro rozhodnutí o výběru nájemce.

Potřebujete: jméno, kontakt, výši příjmu, zaměstnavatele, referenci od předchozího pronajímatele.

Nepotřebujete: kopii celého výpisu z účtu se všemi transakcemi, když vám stačí doklady o výši příjmu.

Souhlas je základ

Před jakýmkoli prověřením v registrech nebo kontaktováním reference potřebujete výslovný souhlas zájemce. Souhlas musí být:

• Svobodný (zájemce nesmí být pod nátlakem)
• Konkrétní (souhlas s prověřením v insolvenčním rejstříku je jiný souhlas než kontaktování zaměstnavatele)
• Informovaný (zájemce ví, co podepisuje)
• Jednoznačný (ústní nebo konkludentní souhlas nestačí pro prověření v databázích)

Informační povinnost

Když zpracováváte osobní údaje zájemce, musíte ho o tom informovat. Co mu musíte říct:

• Kdo zpracovává údaje (vy jako pronajímatel)
• Za jakým účelem (výběr nájemce)
• Jak dlouho údaje uchováte
• Jaká má práva (přístup k údajům, oprava, výmaz)

V praxi to řeší jednoduchý text na formuláři nebo v e-mailu, který zájemce dostane při zahájení prověřování.

Co s dokumenty po skončení prověřování

Výpisy z účtu, potvrzení o zaměstnání nebo kopie průkazu totožnosti zájemce, kterého jste si nevybrali, musíte smazat nebo zlikvidovat poté, co rozhodnutí o výběru nájemce padne.

Uchovávání osobních údajů jen proto, že "to může přijít vhod", není legální.

U vybraného nájemce uchováváte jen dokumenty nutné pro trvání nájemního vztahu. Po jeho skončení máte povinnost dokumenty zlikvidovat v přiměřené lhůtě (obvykle do 3 let kvůli promlčecí lhůtě).

Praktická doporučení

1. Souhlas vždy písemně: Mějte vzorový formulář souhlasu, který každý zájemce podepíše před tím, než zahájíte prověřování.

2. Omezte přístup k dokumentům: Výpisy z účtu nebo průkazy totožnosti nesdílejte s nikým, kdo není součástí rozhodování.

3. Mazat, ne archivovat: Po výběru nájemce smažte dokumenty odmítnutých zájemců. Nepotřebujete je.

4. Ověřujte, nikoli kopírujte: Místo kopírování průkazu totožnosti si zapište rodné číslo nebo datum narození. Kopie průkazu je citlivější dokument, než se zdá.

Jak NajdiNájemníka.cz řeší GDPR

Prověřovací platformy jako NajdiNájemníka.cz jsou nastaveny tak, aby GDPR dodržovaly. Zájemce uděluje souhlas přímo v rámci screeningového formuláře, data jsou zpracovávána v souladu se zásadami minimalizace a po ukončení procesu jsou smazána.

Pro pronajímatele to znamená, že nemusí řešit právní aspekty sběru souhlasů ani uchovávání dokumentů. Zjistěte více o tom, jak celý proces funguje.